★岳阳市设计院手册 2(2)

邮编：414000

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岳阳市建筑设计院 质 量 管 理 手 册 Q/SJY-SC-A/0

本院质量管理组织结构图

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质量管理体系过程职责分配表

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质 量 管 理 体 系

本院以质量管理的八大原则指导各项工作：

1．以顾客为关注焦点 2. 领导作用

3. 全员参与 4. 过程方法

5. 管理的系统方法 6. 持续改进

7. 基于事实的决策方法 8. 互利的供方关系

4.1总要求

本院按照GB/T19001—2008标准要求建立了质量管理体系，形成文件，加以保持和实施，并予以持续改进。为此应做到下述要求：

a) 本院对质量管理体系所需要的过程进行识别，并编制相应的程序文件；这些过程是从识别顾客需要到顾客评价的大过程，也是具体的质量管理各项活动的分解过程；

b) 明确了过程控制的方法及过程之间相互顺序和接口关系；通过识别、确定、监控、测量分析等对过程进行管理；

c) 对过程进行管理的目的是实施质量管理体系，实现公司的质量方针和目标；

d) 对过程进行测量、监控和分析及采取改进措施，是为了实现所策划的结果，并进行持续的改进。

e) 本院的外包过程主要涉及建筑设计中的网架结构设计、音响设计；市政设计中的交通设计、绿化设计。由于以上设计外包的情况很少出现，需要时，由总师办负责决定有相关资质的设计单位负责外包设计。

4.2质量管理体系已形成文件，并贯彻实施与完善、持续改进。

4.2.1本院质量管理体系文件结构图：

质量手册 第一级文件

（包括程序文件）

国家标准、管理标准、作业标准、 第二级文件

记录文件、表格及其他管理文件

4.2.2 文件规定应始终与实际运作保持一致，随着质量管理体系的变化及质量方针、目标的变化，应及时修改质量管理体系文件，定期评审，确保有效性、充分性和适宜性。

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4.2.3 文件的详略程度应取决于项目规模、工程类型、过程复杂程度、员工能力素质等。本院坚持按以上要求切合实际，以方便理解应用为出发点。

4.2.4 本院的文件媒介形式有纸张（主要是管理类）、电子（主要是技术类）。

文件和记录控制程序

1.0职 责

1.1院长负责审核、批准发布质量管理手册、程序文件、本院管理制度；

1.2总工程师负责审核、批准技术类文件和相关记录；

1.3管理者代表负责组织管理类文件的定期评审。

1.4总师办负责文件和记录的发放、回收、标识、存档及对各部门文件规范使用的监督。

1.5外来文件由各接收人或接收部门接收、识别后，由总师办负责归口管理。

1.6各部门分别负责本部门相关记录的使用、收集、整理、保存。

2.0程序要求

2.1文件的分类：

第一类——质量管理手册（包含了所有过程控制的程序文件）；

第二类——管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准及作业指导书、检验规范等）；

第三类——本院及各部门的记录文件，包括有固定格式的表格和无固定格式的其他记录。 第四类——其他时效性文件，如针对特定工程、项目或合同编制的计划或方案、顾客要求的其他标准和规范、政府主管部门下达的各类文件。

2.2文件的编号

? 质量管理手册：Q / SJY—SC—A/0，表示本院质量管理手册第1版，0次文件修改状态。 ? 其他的文件编号按以下编号规则执行：

管理类按Q / SJY —（顺序号001—099）—A/0

例如，行政管理类的第3个文件编号为：Q / SJY—003—A/0

技术类按原规定。

? 外来文件按原编号。

2.3文件的控制要求

2.3.1总师办负责建立《受控文件清单》；管理层应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本为文件控制的基本原则。

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2.3.2 总师办负责在文件封面右上角加盖表明其受控状态印章“受控文件”的标识，并注明分发号；发放时应有《文件发放、回收记录》的记录。

2.3.3管理者代表每年负责组织对所有文件的适宜性进行评审，评审后产生的文件更改由总师办负责完成。

2.3.4各部门在日常工作中如产生文件更改需求时，由各部门负责人填写《文件更改申请》后上交该文件的原审核批准人，经批准后交由总师办负责文件更改、旧文件回收、新文件发放。

2.3.5因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。发放者作好相应发放签收记录。

2.3.6施工现场使用的文件可以采取简要说明、放大上墙等多种使用形式。

2.3.7文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；

2.3.8任何人不得在受控文件上乱涂画改，保持文件的清晰、易于识别和检索。

2.3.8本院的文件属于内部使用的范围，不准私自外借，本院保持对文件私自外借、外传予以追究的权利。

2.3.9所有失效或作废文件由总师办负责监督相关使用者及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；为某种需要保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识，如盖“参考资料”章；对要销毁的作废文件，由管理者代表授权总师办销毁。

2.3.10外来文件由各接收人或接收部门接收、识别后需院长确认其适用性，由总师办负责在《受控文件清单》登录，并控制其分发。

2.3.11对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

3.0记录控制要求

3.1各部门将产生的各种必要的记录以及以后需要增加、合并、修改、删除记录时都必须报总师办备案，由各部门整理成《记录清单》。

3.2记录的标识编号按QR—001（顺序号）—A（版本号）执行。

3.3记录的时间编号按（年度）/（月份）/（流水号）格式。如2012年9月第一份记录记为NO：12 / 09 / 001。

3.4记录填写要及时、真实、内容完整、页面清洁、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项目用斜杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。

3.5如因笔误用或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

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3.6各部门负责人或资料员必须把记录分类，依日期顺序整理好，按月整理成本以利于检索。 3.7记录应存放于通风、干燥、安全的地方，各部门按规定的期限保存记录。 3.8总师办每半年要检查一次各部门记录的使用、管理情况。 3.9重要记录的发放、借阅、复制和处置由总工程师批准后执行。 4.0本程序相关文件

《工程技术档案管理规定》 《技术标准管理办法》

管理职责

5.1管理承诺

本院院长通过以下的活动对其建立和改进质量管理体系的承诺提供证据：

? 采取培训、会议等各种方式向全体员工传达满足顾客和法律、法规要求的重要性； ? 宣传、贯彻执行本院的质量方针和质量目标； ? 按规定参加总师办的管理评审；

? 确保本院的质量管理体系运作能获得必要的资源。

5.2本院的成功取决于理解并满足顾客及其他相关方当前和未来的需求和期望，并争取超越这些需求和期望。院长应以实现顾客满意为目标，为此应做到三个环节： a) 识别、确定顾客的需求和期望，通过各部门与顾客的直接接触来实现；

b) 将顾客的需求和期望转化为要求，包括对工程的要求、过程要求和质量管理体系要求等；

只有完全满足顾客需求和期望时，顾客才会满意。 c) 只有完全转化、满足顾客需求和期望时，顾客才能满意。 5.3质量方针的条款要求见本文第5页。 5.4.1质量目标的条款要求见本文第5页。

5.4.2院长应确保对实现质量目标所需的资源加以识别和策划，满足标准4.1总要求，其内容

应包括：

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岳阳市建筑设计院 质 量 管 理 手 册 Q/SJY-SC-A/0 a) 需达到质量目标及相应的质量管理过程，确定过程的输入、输出及活动，并做出相应规定； b) 识别为实现质量目标所需建立的过程的资源配置；

c) 对实现总体质量目标和阶段或局部的质量目标进行定期评审的规定，重点应评审过程和活动的改进；

d) 根据评审结果寻找与质量目标的差距，确保持续改进，提出质量管理体系的有效性和效率； e) 策划的结果（包括变更）应形成文件，如质量管理方案等。

f）当本院需要变更质量管理体系时，院长要按以上要求保持质量管理体系的完整性。

5.5.1本院各部门的质量职责如下：

a）院长

? 本院质量第一负责人；

? 贯彻国家法律、法规及主管部门指令；

? 批准本院目标及质量手册；参加管理评审；

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