_归档范围_与_档案收集范围_在_省略_作用辨析_兼与黄世喆_归吉官

_归档范围_与_档案收集范围_在_省略_作用辨析_兼与黄世喆_归吉官商讨_严永官

“归档范围”与“档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案资源中的作用辨析

——兼与黄世喆、归吉官商讨

严永官

摘要：从制定主体、基本性质、指向内容三个方面分析，可以看出“归档范围”与“档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案

资源中各自具有不同的作用；从两者的关系看丰富和优化馆（室）藏档案资源的主要途径并不是对“档案收集范围”的扩大，而是对“归档范围”的完善；“归档范围”与“档案收集范围”是两个既紧密联系又相互作用的组合体。

关键词：归档范围；收集范围；资源建设；作用

黄世喆、归吉官在《档案管理》2014年第2期上发表的《论我国档案收集工作的范围》一文（以下简称“收集范围一文”），看后很有好感。然近日再次读，偶觉该文也是白玉有瑕，如在对“归档范围”与“档案收集范围”及其各自在丰富和优化馆（室）藏档案资源中的作用的论述，确实又具有值得商讨之处，特撰写此文，与之共同探讨。

为了使讨论更有针对性，有必要先来回顾一下“收集范围一文”的主要观点：一是拓展“归档范围”并不能给馆（室）藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。如“无论‘归档范围’如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。归档文件待挖掘的空间十分狭小,仅限于保存价值较小、保管期限较短的那小部分文件。而且，这部分文件最多只在档案室定期保存10年，更谈不上以后会进入档案馆丰富馆藏资源”。二是档案室的收集范围比“归档范围”更广。如“档案室的收集范围比‘归档范围’更广，突破了时间和空间的双重限制。时间上不再拘泥于归档时间的限制，除了定期接收，还有不定期的接收、征集或征购等灵活方式。空间上可以不限于本单位的归档文件，也可以是外单位形成对本单位有查考利用价值的文件，还可以突破档案概念收集历史资料、图书期刊、文物、实物等作为室藏档案资源的重要补充”。三是丰富和优化馆（室）藏档案资源的主要途径是扩大档案收集范围。如“目前存在的主要问题：一是相当一部分涉及民生、关乎百姓利益的档案分散在各类专门、专业档案馆保存，档案聚集程度不高。二是具体到各类档案馆，尤其是国家综合档案馆还存在档案收集范围上的欠缺，档案馆之间档案资源分配不太合理，在一定程度上削弱了国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位。其实，很多时候倡导的‘扩大档案馆档案收集范围’主要是针对国家档案馆来说的，要求国家综合档案馆的收集范围应该更广一些，突出其馆藏综合性”。

如果以上归纳并没有出现大的误差的话，那么我们就可以从以下几个方面来展开讨论：

1????对丰富和优化馆（室）藏档案资源之我见

正像“收集范围一文”在论述自己观点时先要论述“大档案”这个概念提出及其存在着两个方面问题一样，本文在论述“归档范围”与“档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案资源中作用时，也必须对“丰富和优化馆（室）藏档案资源”这个问题谈些基本认识，因为这个问题也是本文展开讨论的前提。

目前，档案界大致认为“丰富和优化馆（室）藏档案资源”可以通过以下几个途径来实现：

一是扩大接收范围。如“为进一步丰富和优化馆藏档案信息资源，更好地为自治区的改革开放和经济建设服务，近日，内蒙古党委办公厅、政府办公厅转发了《自治区档案局关于扩大自治区档案馆接收范围的意见》。要求凡目前进馆序列没有列入的自治区直属副厅级以上(含副厅级)单位一律纳入进馆序列。区直机关所属二级单位选择各行业、各领域有代表性的单位纳入进馆序列。自治区所属科研院所、名牌企业、重点建设工程项目单位纳入进馆序列……首次扩大接收范围的单位共78个”。[1]

二是提早接收时间。如有同志早在1994年就针对“《档案馆工作通则》明文规定‘省辖市（盟）县级档案馆接收立档单位保管十年左右的档案’”指出：“但在目前我国改革开放日益深入，社会主义市场经济逐步建立的新形势下，已不适应档案工作飞速发展的要求，在一定程度上延滞了档案工作的发展，故有必要对此进行改革。”“缩短接收期限是社会各界对档案馆利用工作的迫切要求，也是档案馆内部自身改革的需要，是大势所需。”[2]

三是整合档案信息资源。如“要突破档案资源建设传统模式，从实际出发，采用现代化手段，对档案实体或档案信息进行科学整合，包括整合同一地区内不同档案机构的档案资源，整合同一系统、不同地区档案机构档案资源，整合不同系统、不同地区档案机构档案资源，促进档案资源配置更加科学合理，为全面实现档案资源社会共享奠定基础，创造

档案管理2/2015总第213期

条件”。[3]册”，随着2011年11月11日《收集规定》的施行，各地都陆

以上这三种观点中的第一点正好是本文论述所围绕的主续对原有的“接收进馆档案名册”进行了补充。要内容，故在后文中再具体论述。对于“提早接收时间”的2.2????基本性质。“归档范围”是档案形成单位的内部管理问题，本人早在2005年就已经提出过自己的观点，认为提前制度，它是属于“归档制度”中的一个主要组成部分。就大进馆并不可取，因为它面临着诸多问题，当时我在《论档案多数单位而言，对“归档范围”执行具有执行本单位规章制提前进馆》一文的第三点“档案提前进馆面临的几个问题”度的意义，只具有单位内部属性。对于凡有进馆任务的单位中，将其归纳为“法律问题”“档案馆的管理问题”“馆藏来讲，则由于其制定的“归档范围”需要报经上级档案行政档案的质量问题”“机关档案室的建设问题”和“实际利用管理部门批准，所以又具有贯彻上级业务规范意义，具有社问题”等五个方面的问题。[4]会的属性。“档案收集范围”则是一种调整本行政区域档案

对于通过“整合档案信息资源”来丰富馆（室）藏档事务的规范性文件，具有社会的属性，所以它的制定和实施案资源的问题，在此也有必要稍作探讨。笔者并不赞成通过会受到现行法律、法规的规范和保障。如《档案法》第十一“整合档案信息资源”的做法来达到丰富和优化馆（室）藏条：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家档案资源的认识。因为这事实上已经成了档案馆在接收档案规定，定期向档案馆移交档案”；《档案法实施办法》第过程中与被接收单位协调未果时采用的一种妥协手段，即凡二十七条规定的档案违法行为中第二款就是“拒不按照国家碰到一些本应列入接收进馆范围的档案，因为形成单位（往规定向国家档案馆移交档案的”。往是一些相对比较强势的部门）以不便于日常利用为由而不2.3??????指向内容。“归档范围”指向的是本单位年度工作实愿意将档案实体移交进馆时采取的一种变通办法。笔者提出践过程中可能产生的各种文件材料，所以，往往是在每年初这一基本观点包括了三层含义：一是并不反对以国家综合档都需要依照当年度的工作、活动计划做出相应的补充和修案馆为主利用现代化手段，将档案形成单位的电子档案信息改，而基本要求就是《归档规定》第一条指出的：“所保存一并接收进馆，形成地区档案信息资源中心；二是档案信息的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，资源的整合并不是真正意义上的丰富和优化馆（室）藏档案又便于保管和利用”；第二条“本规定中的机关文件材料是资源，而只是档案在利用手段上的变革；三是在科技发达的指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记今天，以国家综合档案馆为主所保存的档案实体的主要功能录”。列入“归档范围”是告知本单位各部门，说明这些文是保存原始记录的原始样式，其根本目的是以备凭证之需。件、材料需要归档保存，要求各相关人员注意形成和积累。

而按照目前档案学理论的认识，此时这些文件、材料还不是

2????对“归档范围”和“档案收集范围”的认识档案。

2.1制定主体。“归档范围”是由档案形成单位的档案部门“档案收集范围”指向的是本档案馆应当接收的各单制定，并报本单位领导批准施行，而有向综合档案馆移交任位档案，它的内容相对比较笼统，一般只明确接收单位，及务的单位则还需要经上级档案行政管理部门批准后施行。作各单位进馆档案的时间跨度和保管期限。时间跨度是根据档为制定主体其实是非常明确的，问题是如何制定才能科学、案馆的接收频率而变化的，每次都会有具体的一个时间段；可行，才能完整地保存本单位形成的各种档案？对于这一点至于保管期限则有所不同，按照《档案法实施办法》第十三在现有的档案学或文书学教材中基本上都没有讲到。教材侧条规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收重讲述的是什么样的文件才能进入归档范围，而并没有讲如范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 20 年即向何制定“归档范围”。所以，在制定“归档范围”中需要本有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档着什么样的指导思想？需要注意些什么问题？这些问题往往案，立档单位应当自档案形成之日起满 10 年即向有关的县阻挠着不少单位的档案部门。国家档案局第8号令《机关文级国家档案馆移交。”件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《归2.4????“归档范围”和“档案收集范围”的关系。从丰富档规定》）第十二条提到了“各机关应根据本规定，结合本和优化馆（室）藏档案资源的角度来认识的话，“归档范机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围”是基础，即只有立档单位依据“归档范围”有效地积累围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同和保存档案，形成丰富的室藏档案资源，才能在日后移交进意后执行”。这里的关键是做到怎样才算达到“结合本机关馆时成为丰富馆藏的有效成分。“档案收集范围”是组织馆职能和各部门工作实际”的要求。藏的手段，即只有通过各级档案馆依据接收范围，有效地开

“档案收集范围”从其本义出发是由各级档案馆制定展档案接收工作，才能为国家积累档案财富，使得档案馆真的，如何制定？《各级各类档案馆收集档案范围的规定》正成为永久保存档案史料的基地。（以下简称《收集规定》）第一条就指出：“各级各类档案馆要……按照统一规划、分级管理的原则，依法开展档案收3????丰富和优化馆（室）藏档案资源的主要途径是集工作，将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收完善“归档范围”集进馆。”原先各综合档案馆都有一个“接收进馆档案名“收集范围一文”认为：“通过上述分析发现，无论