_归档范围_与_档案收集范围_在_省略_作用辨析_兼与黄世喆_归吉官(2)

档案管理2/2015总第213期35您的好帮手——《档案界》网站

‘归档范围’如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。”“总之，试图通过拓展‘归档范围’来丰富和优化室藏档案资源的做法，其作用非常有限，也很难有成效。”其实通过本文第二点的分析不难看出，丰富和优化馆（室）藏档案资源的真正途径只能是完善“归档范围”，而并不是“档案收集范围”的扩大。

操作上，对于接收范围扩大之日前的档案资源难以形成有效的控制。容我们细想一下，这些扩大了的收集范围如何才能得以落到实处？还不得依靠这些单位在日常的归档工作中依据制定合理并经批准的“归档范围”认真做好归档工作吗？没有了这个前提，到进馆时再临渴掘井，那恐怕就会悔之晚矣。

3.1????“归档范围”只能完善而无法扩大。“收集范围一

文”认为：“从实践层面上看，就一个单位而言，拓展‘归档范围’可以有两种途径：一是将处于归档范围边界之间徘徊的文件列入归档范围。”（这里的“处于归档范围边界之间徘徊的文件”是什么？作者没有举例详述，让人难猜。）又如：“对处在模糊地带的文件，可以这么处置，只要具有一定保存价值的文件，不管其保存价值大小，保管期限长短，均应当列入归档范围。这是拓展‘归档范围’最有效、最直观的方法，因为‘归档范围’的外围得到了适当扩大。”

其实“归档范围”是不能随意扩大的，我们要求各立档单位每年年初要对文件材料归档范围进行必要补充、修改和完善，要求依照当年的主要工作和重要活动，在原有基础上做出相应补充和调整。随着年度工作计划在实施过程中出现的变化，形成的归档材料会相应发生变化，此时需要在主要依据“归档范围”的前提下适当增加归档内容，而这种做法一般也不会视作是扩大归档范围。“扩大”一词的基本含义是“使范围、规模等增大”“放大范围”。所以“归档范围”并不存在扩大的问题，而只能是如何根据变化了的实际情况对其进行必要的补充和完善，因为你再扩大也不能扩大到本机关“工作活动过程”之外。

3.4????从“归档范围”与“档案收集范围”的关系来看，丰富和优化馆（室）藏档案资源的主要途径是对“归档范围”的完善。首先，从丰富档案信息资源的整个过程来

看，“归档范围”在前，它是整个丰富档案信息资源过程的基础，不能很好地把好进口关，各档案形成单位就难以积累齐全完整的档案，自然到若干年后向档案馆移交的档案也就无法全面反映本单位历史面貌。其次，从实践来看，我们各级国家综合档案馆（以区、县档案馆为例）之所以一直在叫要依照“建立覆盖人民群众的档案信息资源”的总体要求来加强档案资源体系建设，而馆藏档案资源却一直没有能够得到很好的改善，根本原因就在于列入收集范围的档案室没有很好地把好进口关。如民政部门婚姻登记管理所、文广系统文化执法大队、劳动人事部门劳动仲裁和人才交流中心，以及各乡镇下属的土地所、社会事务受理中心等大量党政机关下属机构形成关乎民生的档案并没有列入机关档案室归档范围，于是这些机构形成的档案中对国家和社会有保存价值的部分，由于未及时进入本机关档案室而使得在区、县档案馆到期接收档案时根本就不可能接收进馆。

由此可以看出，没有“归档范围”的完善和有效执行这个基础，档案的收集工作就会成为无源之水。当然，即使有了相对完整的“归档范围”，形成了丰富的档案资源，但没有有效的档案收集工作，同样也还是难以形成丰富的馆藏档案资源。所以，“归档范围”与“档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案资源中是两个既紧密联系又相互作用的组合体。

3.2????对“归档范围”中扩大内容的论述是对原有做法的复述而并非真正的扩大。“收集范围一文”指出：“倘若

想在现有的‘归档范围’内寻求归档文件数量的增长、规模的扩大，只能多归档一些以往我们通常所忽视的具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件，确保此类文件全部归档。”这个其实并不是扩大，而是本应为之。如“外单位形成对本单位有查考利用价值的文件”在《归档规定》第三条第三项就有规定：“本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。”至于该规定第六条关于“定期一般分为30年、10年”的规定，也并不是说只需要保存10年以下的文件材料就不是档案，就不用归档保存。恰恰相反，如果这些文件不列入归档范围的话，那正说明他们的归档范围制定得还不够完整。

参考文献：

[1] 自治区档案馆扩大档案接收范围[J].档案与社会.2002（2）.54.

[2] 崔隆平、向昌庆.市县档案馆接收档案期限的改革势在必行.[J].档案与建设，1994(3) .30.

[3] 杨冬权.在2009年全国档案工作会议上的讲话[J].中国档案，2010(1).21.

[4] 严永官.论档案提前进馆[J].中国档案，2005（4）.52.

3.3??对“档案收集范围”的扩大难度较大。一方面，各级

档案馆的“档案收集范围”是协调社会事务的规范性文件，其制定时必须依据《档案法》《档案法实施办法》，本行政区域所在的省、自治区、直辖市的档案管理法规，以及《档案馆工作通则》和《收集规定》，自由度较小，即并不是档案馆想要接收什么档案就可以自由确定收集范围的。另一方面，由于从归档到接收进馆存在10年的时间差，所以在实际

（作者单位：上海市奉贤区档案馆来稿日期：2014-12-18）

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