工程项目档案整理手册(修订22)

工程项目档案整理手册

（修订版二）

江苏省电力公司电力经济技术研究院

二O一四年十月

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一、工程项目档案归档整理流程┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄2

二、施工单位档案整理流程┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄10

三、案卷录入说明┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄11 百度搜索：99建筑网,查看数百万资料
四、220千伏典型变电站工程档案目录手册┄┄┄┄┄┄12 五、220千伏典型线路工程档案目录手册┄┄┄┄┄┄┄23

六、施工质量控制数码照片组名与文件名编制要求┄┄┄29

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工程项目档案归档整理流程

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一、工程项目档案归档整理原则

归档工程项目档案应齐全、完整、准确。遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理、编目规范；案卷及卷内排列有序、题名简明准确；文件、案卷装订整齐、结实、美观；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，便于档案的保管和利用。

二、归档文件整理流程及质量要求

（一）归档文件整理流程：移交接收→初步整理→组卷→编目→录入→打印→装订→装盒→上架。

（二）归档文件整理步骤及质量要求：

1、移交接收：

移交：工程项目负责人必须提供竣工文件资料移交清单及附件（《110～500千伏输变电工程竣工档案验收规范表》），应对照规范表中规定的验收内容，形成资料的在表格内“验收结论”处填写“有”，若有未形成资料应说明原因，若形成的资料表格中未提及，则应将文件名称补充在表格下方。接收：档案整理人员在接收工程项目负责人移交竣工资料时，应认真核对移交清单，并按归档要求检查档案质量。文件材料的质量要求如下：

（1）正本、原件归档：

合同协议、主送或抄送本单位的红头文件要原件归档，合同协议等法律性文件手续要齐备；非主送或抄送本单位的 - 2 -

文件材料在无原件的情况下可用复印件归档。

（2）资料规范统一：

单位、分部、分项工程的划分和质量验评表的格式、内容要符合验评规程的要求（《110～1000kV变电（换流）站土建工程施工质量验收及评定规程》Q/GDW183－2008、《110kV～500kV架空电力线路工程施工质量及评定规程》DL∕T568－2002、《电气装臵安装工程质量检验及评定规程》DL∕T5161.1－2002）；一般的表式要符合国网公司《标准化项目部手册》规定；所填内容真实可靠，数据填写必须详细、准确，不得有漏缺项，没有内容的项目要划掉。

（3）质保资料跟踪：

工程施工过程中的各种原材料如水泥、钢材等质保书、出厂试验报告及复试报告、施工试验报告和检测报告都要齐全、完整、准确，并要说明该原材料在工程项目中使用的场合、位臵，使原材料具有可追溯性。

（4）文件中的不合格项闭环：

设计变更、施工质量处理、缺陷处理，质量监督检查、监理有关质量问题的通知、预验收报告等都要有闭环交代的详细记录。

（5）竣工图准确、设计变更通知单规范：

竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。必须采用红色印泥加盖竣工图章，竣工章盖在标题栏上方的空白处。设计修改通知单、工程联系单要求内容简明，原件归档，编号规范，不得重号， - 3 -

空号。应一事一单，一张变更单不能跨卷册，跨专业。注明被修改的卷册号、图号、图纸名称、修改内容、修改原因。

（6）纸张规范，字迹耐久：

案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。归档文件的纸张大小为国际标准A4幅面，装订边为2～2.5厘米。文件不应用易褪色的书写材料(铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸、热敏纸等)书写。打印字迹应清楚，图文清晰，图表整洁，牢固程度符合归档要求。

（7）签名真实、规范：

案卷内文件材料的签名要手签，不能代签名，不能用计算机打印、不能用印章代替签名。

（8）电子文件：

工程项目竣工移交资料的电子文件必须与纸质文件一一对应，对施工记录等自身形成的文件资料，根据文件签名等具体内容，将签名等内容输入文件补充齐全，形成电子文件归档。

A3及以下页面宜采用黑白二值图像，分辨率为每英寸200象素，多页PDF格式；超大页面（A3以上）宜采用黑白二值图像，分辨率为每英寸200象素，多页TIFF格式。

（9）交接手续完备：双方在《档案移交清单》上签字后各保留一份。

2、初步整理：将工程项目负责人移交来的各参建单位的竣工资料进行归拢。

建设单位：项目前期文件，工程管理文件，质量监督文 - 4 -

件，竣工验收文件；

土建工程施工单位：施工技术管理资料，施工、验收记录、质量检验评定，原材料出厂质量证明、复测报告及报审、施工检测报告，竣工图；

电气工程施工单位：安装技术管理资料，安装、验收记录、质量检验评定，调试报告，装臵性材料出厂证明、试验报告及报审，竣工图；

监理单位：监理文件；

通信工程施工单位：通信工程资料；

消防工程施工单位：消防工程资料；

视频监控工程施工单位：视频监控工程资料。

3、组卷：

（1）要求：

管理文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；施工文件按各专业工程项目划分表中划定的单位工程、分部、分项工程组卷，质保材料按材料类别分别组卷，主要原材料单独组卷，其他材料可合组一卷；设备文件按专业、台件等组卷；监理文件按文种组卷。案卷及卷内文件不重份。如:施工单位资质报审材料统一交监理，由监理负责组卷。

（2）分类、划分保管期限、排序、预填归档信息：分类：根据《国家电网公司供电企业档案分类表》（6～9大类）对应归档资料进行科学分类。

划分保管期限：根据《江苏省电力公司220千伏及以上 - 5 -

电网建设项目档案管理实施细则》准确划分归档资料的保管期限。

排序：指案卷与卷内文件顺序的排列。

案卷排序：建设单位移交竣工资料所组案卷按重要程度排列，施工单位移交竣工资料所组案卷按各专业的项目划分表顺序排列。

卷内文件排序：管理性文件按问题、时间或重要程度排列。如合同、协议按其重要性进行排列。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测、初验记录、评定、验收排列。质保资料卷内排列顺序：汇总表、检测报告、出厂合格证一一对应排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

预填归档信息：预填归档项目文件分类号、案卷号、保管期限，拟写案卷题名。把已确定分类号、保管期限的案卷，用铅笔在白纸上写上此卷的分类号及案卷号，并拟写好案卷题名后夹于案卷上。题名要简明、准确提示卷内文件的主题思想，主要包括项目名称或代字、代号及结构、阶段的名称等，不超过35个字，便于检索利用。

4、案卷编目：

卷内文件页号的编写：

采用不装订形式按件保存的案卷不编页码。如前期文件中的

建设用地、建设许可证、招投标文件、竣工图、设备文件等。

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采用装订形式保存的案卷，卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；单面书写的文件在其右下角编写页号；双面书写的文件，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

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5、录入：

在国网档案信息管理平台上录入案卷信息、文件信息、挂接电子文件。

（1）案卷信息：应输入分类号、保管期限、案卷题名、立卷单位、立卷人、立卷日期、备考表说明。

（2）文件信息：应输入保管期限、文件题名、责任者、文件图纸编号、成文日期、页数，并挂接与纸质文件相对应的电子文件，各参建单位扫描的电子文件一件保存为一个文档。

6、打印：打印卷内目录、备考表、案卷封面。

打印卷内目录、备考表应采用国际标准A4型70g以上白色书写纸。

卷内备考表上检查人应由案卷质量审核者签名，检查日期应填写审核的日期。

打印案卷封面应采用牛皮纸材质的软卷皮，规格为310mm×305mm。

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7、案卷的装订：

（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。不装订的案卷如建设用地、建设许可证、招投标文件、工程竣工图、设备文件等。不装订的案卷应按件保存，用不锈钢钉进行装订，对原来已装订成册的工程造价报告书、岩土勘测报告、环境影响评价报告、招投标文件等保持原装订。要在每份文件的右上角加盖档号章，不编页码，注意在盖章时不要压住文件字迹。

（2）案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，幅面一般采用国际标准A4型，破损的要先修复，不足A4纸大小的文件材料要将其粘贴于A4纸上。图样折叠时标题栏露在右下角。

（3）采用装订形式的案卷内不允许有金属物。

（4）装订用线宜采用白色棉绳(由24根棉纱合成)。

（5）装订的案卷应采用三孔一线装订法，三个装订孔距离左装订边10mm，下孔距案卷底边72mm，三个孔距总长为160mm，其中中间孔与上、下两孔之间距离各为80mm。装订用手枪电钻宜采用4mm钻头。

（6）案卷排列格式：案卷封面→卷内文件目录→文件→备考表→封底。

（7）案卷装订时应保持左齐、下齐，在案卷厚度不足5mm的情况下，应在装订时加入垫条，使案卷厚度增加至5mm。

（8）在使用棉绳固定案卷时，松紧度应适宜，不能使纸张起皱或松散晃动，应将中间孔洞棉绳收紧至无缝隙，并 - 8 -

将棉绳打活结后压在两侧棉绳下。

8、装盒：填写案卷卷盒的封面、卷脊并装盒。

（1）卷盒的外表面规格为310mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。

（2）使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存，盒内案卷不宜装得过多，应留有5mm的裕度。不同分类号的案卷应分别装盒，同一分类号的案卷可装入同一卷盒内。在填写卷盒的封面和卷脊内容时应使用符合耐久性要求的材料，字迹清晰工整，封面内容包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限。若卷盒内装有几本案卷时，不填写案卷封面，填写卷脊上的档号时应从左至右按案卷顺序号书写。