关于城建档案信息资源开发的几点思考

信息的存贮，信息的检索，信息的提取，信息的传输是信息系统工程的全过程。城建档案作为一种信息，各个环节都存在于城建档案工作的各个环节中。我们可以把档案的接收视为信息的存贮，档案的整理视为信息的调序，档案的鉴定视为信息的筛选，档案的保管视为维持信息，档案的统计视为信息的反馈，档案的利用视为信息的传递，它们之间是互相依存又相互制约的有机整体。我们要做好城建档案信息的开发工作，就应从以下几个方面进行思考。

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一、开展城建档案信息交流，实现档案信息共享

城建档案信息是社会的共同财富，只有搞好城建档案信息的交流，实现信息的共享，才能增加城建档案的社会效益。信息的交流反映在纵向和横向两个方面。纵向是指各级档案管理部门之间的交流，如：下级档案管理部门向上级档案管理部门报送档案目录用以建立目录中心。城建档案馆将全市城市规划、建设、管理等单位的城建档案目录收集起来，将城市建设中的新技术、新工艺、新材料等以目录的形式收集在一起提供给本地区，本行业的有关部门备查参考。横向指的是同一级档案馆或情报、图书等部门(包括其它省市)之间的交流，可交换目录，互通情报，增加本馆的信息量。在条件允许的情况下，可将目录输入计算机，组织联网，采用现代化手段检索，组织城建档案目录中心，向社会提供利用，逐步实现城建档案信息资源共享。

二、大力丰富馆藏，增加档案信息存贮量

收集档案，丰富馆藏，是开发档案信息资源的重要途径，也是档案馆各项业务工作的基础。随着城市建设的飞速发展，城建档案的利用程度日益深化，利用面不断拓宽，更要求我们要大力丰富馆藏，建立一个门类齐全，结构合理，质量优化的馆藏体系。我们要采取多种方式，多种渠道来收集城建档案，扩大收集对象。在收集档案的同时，要注意收集有地方特

色的档案和典型的微观档案，还要收集与城市建设有关的各种资料、图书、报刊等，作为档案的重要补充。另外还要注意接收各种载体的城建档案，除了收集以纸张为载体的档案外，还要收集照片、影片、录像带、录音带、模型或其它载体形式的档案。

为了丰富馆藏，除正常的接收外，还要加强城建档案的征集工作。根据《档案法》规定，可进行收购或征购，挖掘散存在社会上和个人手中的珍贵档案，把这些档案汇集起来，发挥它应有的作用。

三、搞好城建档案宣传，广泛传播档案信息

搞好城建档案的各种宣传工作是促进城建档案信息广泛传播和利用的一条途径。信息的扩散面越大，在社会上产生的效益就越大。为了提高全社会的档

案意识。使更多的人了解城建档案工作，懂得城建档案的重要性，知道如何利用档案信息资源创造社会财富，我们就要跳出自我封闭的小圈子，搞好城建档案的宣传工作。例如，举办城建档案陈列(展览)，能比较全面地反映馆藏档案资料的内容，宣传城建档案和城建档案工作的性质、特点，扩大城建档案和城建档案工作的社会影响，也是对外开放和积极提供利用的一种有效方式。档案陈列(展览)的内容很多，但重点应是介绍城建档案工作情况及馆藏档案资料的内容，使社会了解档案馆的性质、任务及党的开放档案的政策，消除人们对档案部门的“神秘”感，积极到档案部门利用档案信息。另外利用大众性的传播媒介，电视、广播、报刊进行宣传。在一些大型的档案工作和档案业务活动中，可邀请报社、电视台的同志参加，并组织撰写文章及时报道。我们还可以拍摄一些与进馆工程档案有关的城市建设方面的录像片，电视片等，面向社会，让更多的人了解城建档案信息。

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四、建立科学的检索体系，最大限度地提示档案信息

档案检索工具是提示档案馆保存档案内容，便于利用者检索档案的主要途径。档案检索工具编制得越科学对档案信息的提示就越全面，档案信息就开发得越迅速。根据我国的现状，除了建立一个科学的、更加完善的手工档案检索系统外，还要逐步适应信息社会的要求，积极地应用计算机技术建立自动化的检索系统，将大量的档案信息输入微机储存利用。随着检索工具地不断完善，使档案信息资料的提供查找更加快捷、准确、便利。总之要根据实际情况建立自己的检索体系，更好地满足人们利用城建档案信息的需要。

五、改革利用方法，提高档案信息传递效率

随着科技的飞速发展，在档案的提供利用上出现了新特点，随着科技的飞速发展，知识更新的周期缩短，社会对档案信息的需求不仅需要准确，而且传递速度要快。原来的利用方式已不适用形势发展的需要，因此要求我们要解放思想，大胆改革，在提供利用上要有超前意识，做到五个转变：

(1)由封闭半封闭型向开放型转变；

(2)由被动服务向主动服务转变；

(3)由盲目型向针对型转变；

(4)由单向服务向多向服务型转变；

(5)由科研服务型向服务经营型转变。与此同时我们还要做好信息反馈工作，运用科学的方法，将用户的意见通过借阅登记制度，信息反馈调查表等形式收集、汇总、统计，进行定量定性分析，及时高速开发利用方向，使开发利用工作始终和经济建设、城市规划、建设、管理等工作的需要相适应，从而提高档案信息传递效率。